Как проверить декларацию соответствия компании в Казахстане по БИН

Предоставление поставщиком копии декларации соответствия само по себе не подтверждает действительность документа и его применимость к конкретной поставке. Необходимо проверить сведения о декларации, её статус, содержание и связь с приобретаемой продукцией.

Декларация может быть зарегистрирована и сохранять действующий статус, но относиться к иной продукции, модели, серии или изготовителю. Кроме того, организация, выступающая поставщиком по договору, не всегда является заявителем декларации.

Поэтому при проверке целесообразно устанавливать не только факт наличия документа, но и взаимосвязь между поставщиком, заявителем, изготовителем, продукцией и условиями предполагаемой поставки.

Если известен БИН контрагента, проверку можно начать с идентификации самой компании. В KIBERON организация находится по БИН или наименованию, после чего в её карточке можно перейти к сведениям о сертификатах и декларациях и сопоставить их с другими доступными данными о контрагенте.

Какие сведения необходимо определить до проверки декларации

До проверки документа рекомендуется установить точные характеристики продукции, являющейся предметом договора, закупки или коммерческого предложения.

В зависимости от характера товара могут иметь значение:

• полное наименование продукции;

• модель, марка или серия;

• изготовитель;

• страна производства;

• код ТН ВЭД ЕАЭС, если он известен;

• технические и иные характеристики, предусмотренные спецификацией;

• сведения о партии;

• иные признаки, позволяющие идентифицировать товар.

Такое предварительное сопоставление позволяет оценивать декларацию применительно к конкретной поставке, а не только устанавливать наличие документа с похожим наименованием продукции.

Например, зарегистрированная у участника поставочной цепочки декларация может распространяться на определённую группу оборудования. Если предметом договора является иная модель либо товар с отличающимися характеристиками, одного совпадения производителя или общего наименования продукции недостаточно для подтверждения применимости документа.

Поэтому основной вопрос при проверке должен формулироваться следующим образом:

распространяется ли конкретная декларация соответствия на продукцию, которая фактически является предметом предполагаемой сделки?

Проверьте компанию за минуту

Регистрация, статус, налоги, суды, лицензии, товарные знаки, сертификаты, госзакупки

1 мин

40+ реестров

PDF-отчёт

Проверить контрагента онлайн

Как проверить декларации компании по БИН

Проверка по БИН позволяет начать анализ с конкретного юридического лица, а не с отдельного документа.

В KIBERON последовательность действий может выглядеть следующим образом:

1. Найдите компанию по БИН или наименованию.

2. Проверьте её основные регистрационные сведения.

3. Убедитесь, что найдено именно то юридическое лицо, которое выступает стороной сделки.

4. Откройте карточку компании.

5. Перейдите в раздел «Сертификаты и декларации».

6. Изучите доступные документы.

7. Определите декларацию, которая может относиться к предмету поставки.

8. Сопоставьте её реквизиты со сведениями о товаре и участниках сделки.

Такой способ особенно удобен, если регистрационный номер декларации заранее неизвестен либо у организации имеется несколько документов, относящихся к различным видам продукции.

Подробный порядок поиска юридического лица представлен в инструкции «Как проверить БИН в Казахстане в сервисе KIBERON».

Какие сведения необходимо проверить в декларации

При анализе документа рекомендуется оценивать совокупность его реквизитов. Проверка только регистрационного номера не позволяет сделать вывод о применимости декларации к конкретной сделке.

При наличии технической спецификации сведения декларации целесообразно сопоставлять непосредственно с её положениями.

Таким образом, наличие зарегистрированного документа является лишь одним из элементов проверки. Дополнительно необходимо установить, соответствует ли его содержание фактическим обстоятельствам поставки.

Почему заявитель декларации может отличаться от поставщика

Несовпадение наименования поставщика и заявителя декларации само по себе не свидетельствует о недействительности документа или неправомерности поставки.

В обороте продукции могут участвовать несколько юридических лиц. Например:

изготовитель → импортёр или уполномоченное лицо → дистрибьютор → поставщик → покупатель.

Организация, заключающая договор с покупателем, в такой ситуации может не являться лицом, на которое зарегистрирована декларация.

При выявлении подобного несовпадения следует определить:

• какая организация выступает заявителем;

• кто указан изготовителем продукции;

• какую роль поставщик занимает в цепочке реализации товара;

• имеется ли прослеживаемая связь между поставщиком, заявителем и изготовителем;

• соответствует ли фактический производитель сведениям декларации;

• распространяется ли документ на конкретную продукцию, указанную в договоре.

Следовательно, само отсутствие наименования поставщика в качестве заявителя не является достаточным основанием для отрицательного вывода.

Юридически значимым для оценки сделки является вопрос о том, может ли быть подтверждена связь между документом, товаром и участниками его поставки.

Что представляет собой декларация о соответствии

Декларация о соответствии является одной из форм подтверждения соответствия продукции установленным требованиям.

В сфере технического регулирования ЕАЭС в зависимости от вида продукции и применимых требований обязательное подтверждение соответствия может осуществляться посредством декларирования либо сертификации.

По этой причине отсутствие сертификата соответствия не во всех случаях означает отсутствие предусмотренного документа. Для отдельных категорий продукции применяется именно декларирование соответствия.

При этом понятия «сертификат соответствия» и «декларация о соответствии» не являются взаимозаменяемыми.

Сертификат оформляется в рамках процедуры сертификации, декларация — в рамках декларирования соответствия. Какой именно документ требуется для определённой продукции, следует устанавливать исходя из требований, применимых к соответствующему виду товара.

Порядок проверки сертификатов рассмотрен отдельно в материале «Как проверить сертификат соответствия поставщика в Казахстане».

Как проверить декларацию соответствия по регистрационному номеру

Если регистрационный номер документа известен заранее, проверку можно начать непосредственно с декларации.

При этом рекомендуется сопоставить:

• регистрационный номер;

• текущий статус;

• дату регистрации;

• срок действия;

• сведения о заявителе;

• сведения об изготовителе;

• описание продукции;

• иные доступные реквизиты.

Для документов, относящихся к техническому регулированию ЕАЭС, сведения о зарегистрированных декларациях учитываются в Едином реестре выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии.

При этом поиск по номеру документа и поиск по БИН компании имеют различное практическое назначение.

·       Проверка по регистрационному номеру используется, когда необходимо идентифицировать и изучить конкретную декларацию.

·       Проверка по БИН позволяет начать анализ с юридического лица и определить документы, связанные с проверяемой компанией.

При комплексной проверке контрагента второй способ позволяет рассматривать декларацию не изолированно, а в совокупности со сведениями о поставщике.

Как оценить актуальность декларации для конкретной поставки

Наличие сведений о декларации ещё не означает, что документ без дополнительной проверки применим к текущей или будущей поставке.

При оценке следует учитывать:

• текущий статус документа;

• дату регистрации;

• срок действия;

• описание продукции;

• сведения о заявителе;

• сведения об изготовителе;

• характеристики товара;

• обстоятельства его производства и поставки.

Особого внимания требуют случаи, когда срок действия документа истёк либо приближается к окончанию.

Сам по себе факт истечения срока действия декларации не позволяет автоматически сделать вывод о нарушении. Для корректной оценки могут иметь значение дата производства продукции, момент её выпуска в обращение, принадлежность к соответствующей партии и иные обстоятельства.

Если договор предусматривает будущую поставку, наличие истёкшего либо истекающего документа является основанием запросить у поставщика актуальные подтверждающие сведения и дополнительно проверить соответствие поставляемой продукции установленным требованиям.

Что делать, если сведения в декларации и документах поставщика различаются

Любое выявленное расхождение должно оцениваться с учётом его характера и обстоятельств поставки.

Само по себе несовпадение отдельных сведений не доказывает недействительность декларации или недобросовестность контрагента. Вместе с тем необъяснённые противоречия требуют дополнительной проверки до заключения сделки или исполнения платёжных обязательств.

В декларации указан другой изготовитель

Поставщик может реализовывать товар, изготовленный сторонней организацией. Такое обстоятельство само по себе не является противоречием.

В данном случае необходимо установить, соответствует ли фактический производитель товара изготовителю, указанному в декларации, и распространяется ли документ на приобретаемую продукцию.

Заявителем указана другая организация

Заявителем может выступать изготовитель, импортёр, уполномоченное лицо либо иной участник цепочки поставки.

При проверке необходимо определить его роль и установить связь с поставщиком и реализуемой продукцией.

Не совпадает наименование продукции

Расхождения в наименовании товара требуют более детального анализа.

В частности, подлежат сопоставлению:

• модель;

• серия;

• назначение;

• производитель;

• технические характеристики;

• код ТН ВЭД;

• сведения о партии;

• иные идентифицирующие признаки.

Сходство коммерческих наименований само по себе не подтверждает, что декларация распространяется на конкретный товар.

Декларация не обнаружена

В первую очередь следует проверить правильность регистрационного номера и иных реквизитов.

Если документ ищется по сведениям о поставщике и не отображается среди доступных данных о компании, это также не является самостоятельным доказательством отсутствия необходимой декларации.

Документ может быть зарегистрирован на изготовителя, импортёра, уполномоченное лицо или другого участника поставочной цепочки.

В подобной ситуации целесообразно запросить у поставщика регистрационный номер декларации, сведения о заявителе и документы либо информацию, позволяющие установить связь декларации с поставляемой продукцией.

Почему декларацию следует проверять вместе с контрагентом

Действующая декларация относится прежде всего к вопросам соответствия продукции. Она не заменяет проверку юридического лица, которое выступает поставщиком по договору.

Наличие надлежащего документа на товар само по себе не позволяет сделать вывод о финансовой устойчивости, платёжной дисциплине или иных деловых рисках контрагента.

При проверке поставщика дополнительно могут анализироваться:

• регистрационные сведения;

• судебные дела;

• исполнительные производства;

• лицензии;

• участие в государственных закупках;

• налоговые сведения;

• иные доступные данные, имеющие значение для оценки контрагента.

Таким образом, проверка декларации и проверка поставщика имеют разные предметы, но должны рассматриваться во взаимосвязи.

В KIBERON после поиска организации по БИН можно изучить раздел «Сертификаты и декларации», а затем сопоставить полученные сведения с другими данными карточки компании.

Для комплексной проверки нового поставщика можно использовать инструкцию «Проверка поставщика по БИН в Казахстане перед договором и оплатой».

В каких случаях требуется повышенное внимание к декларации

Более детальная проверка документа целесообразна, если:

• договор заключается с новым поставщиком;

• предусмотрена существенная предоплата;

• стоимость партии является значительной;

• продавец и изготовитель являются разными организациями;

• декларация зарегистрирована на третье лицо;

• к продукции предъявляются обязательные требования подтверждения соответствия;

• характеристики товара расходятся с формулировками декларации;

• срок действия документа подходит к концу;

• при длительном сотрудничестве документы поставщика продолжительное время не проверялись.

Объём проверки целесообразно определять с учётом стоимости сделки, характера продукции и возможных последствий приобретения товара, не соответствующего заявленным требованиям.

Частые вопросы

Можно ли проверить декларацию соответствия по БИН?

Да. БИН позволяет идентифицировать конкретную организацию. В KIBERON можно найти карточку компании и изучить доступные сведения в разделе «Сертификаты и декларации».

При этом поиск по БИН следует рассматривать как один из этапов проверки: найденный документ необходимо дополнительно сопоставить с продукцией и обстоятельствами конкретной поставки.

Можно ли проверить декларацию соответствия по номеру?

Да. Регистрационный номер позволяет идентифицировать конкретную декларацию и проверить доступные сведения о её статусе, сроке действия, заявителе, изготовителе и продукции.

Как проверить действительность декларации?

Следует проверить статус документа, дату регистрации, срок действия, заявителя, изготовителя и сведения о продукции.

Однако оценивать декларацию рекомендуется применительно к конкретной поставке. Формально действующий документ может не относиться к товару, являющемуся предметом конкретного договора.

Что делать, если поставщик не является заявителем декларации?

Само по себе такое обстоятельство не свидетельствует о нарушении.

Необходимо установить, кто является заявителем и изготовителем, какую роль поставщик занимает в цепочке реализации продукции и распространяется ли декларация на фактически приобретаемый товар.

Где проверяются сведения о декларациях соответствия ЕАЭС?

Сведения о зарегистрированных декларациях, относящихся к сфере технического регулирования ЕАЭС, учитываются в Едином реестре выданных сертификатов соответствия и зарегистрированных деклараций о соответствии.

Что следует проверять — сертификат или декларацию?

Необходимость сертификата либо декларации определяется требованиями, установленными для конкретного вида продукции.

Поэтому вопрос следует ставить не о том, какой из документов является «лучше», а о том, какая форма подтверждения соответствия предусмотрена для конкретного товара.

Проверка декларации должна проводиться в контексте конкретной сделки

Наличие декларации соответствия не следует оценивать отдельно от характеристик продукции и сведений о контрагенте.

До заключения договора или осуществления оплаты необходимо определить:

• относится ли документ к приобретаемой продукции;

• соответствует ли указанный изготовитель фактическому производителю;

• кто выступает заявителем;

• как заявитель связан с поставщиком;

• актуален ли документ применительно к предполагаемой поставке;

• отсутствуют ли существенные противоречия между декларацией и документами сделки.

Если проверка начинается с поставщика, в KIBERON можно найти организацию по БИН, открыть раздел «Сертификаты и декларации» и сопоставить найденные документы с другими доступными сведениями о компании.