ЭСФ 2026: дата постановки на учет по НДС стала обязательным полем

С 1 января 2026 года в Казахстане обновились правила оформления электронных счетов-фактур. В форме ЭСФ появилось новое обязательное поле — дата постановки на учет по НДС, и именно этот реквизит теперь используется как основной идентификатор плательщика НДС при выписке документа через ИС ЭСФ.

К проверке данных контрагента нужно относиться внимательнее: если дата указана некорректно или не подтянулась, при оформлении ЭСФ могут возникнуть ошибки и потребуется уточнение реквизитов. Чтобы снизить риск ошибок и не тратить время на ручные сверки, многие компании заранее проверяют статус НДС и ключевые сведения по контрагенту через сервис Kiberon — в карточке компании по БИН можно быстро увидеть данные о плательщике НДС, налоговую статистику, задолженности и индикаторы риска, которые помогают выстроить корректный документооборот.

Что изменилось в электронном счете-фактуре с 1 января 2026 года в Казахстане

Главное обновление формы ЭСФ — появление обязательного реквизита дата постановки на учет по НДС. С 2026 года именно эта дата используется как ключевой идентификатор плательщика НДС при оформлении электронных счетов-фактур через ИС ЭСФ. Это сделано для того, чтобы унифицировать идентификацию плательщиков и снизить количество расхождений в реквизитах при обмене документами между компаниями.

Параллельно с этим серия и номер свидетельства по НДС постепенно выводятся из оборота и будут исключены из формы ЭСФ по мере обновления учетных систем и перехода на новый формат реквизитов.

Проверьте компанию за минуту

Регистрация, статус, налоги, суды, лицензии, товарные знаки, сертификаты, госзакупки

1 мин

40+ реестров

PDF-отчёт

Проверить контрагента онлайн

Для чего в ЭСФ добавили дату постановки на учет по НДС

Ранее идентификация плательщика НДС в электронных счетах-фактурах нередко опиралась на реквизиты свидетельства по НДС. Это создавало ситуации, когда при сверке данных возникали расхождения между учетными программами, ИС ЭСФ и внутренними справочниками компаний.

С 2026 года подход изменился: в качестве основного и более устойчивого идентификатора закреплена дата постановки на учет по НДС. Такой формат упрощает проверку корректности реквизитов и снижает количество технических ошибок при оформлении и обработке ЭСФ.

Для бизнеса в РК это означает более предсказуемый документооборот: быстрее проходит сверка контрагентов, меньше возвратов и уточнений по данным, а контроль правильности реквизитов становится проще — особенно при работе с новыми поставщиками и покупателями.

Кому нужно указывать дату постановки на учет по НДС с 1 января 2026 года

Новое обязательное поле дата постановки на учет по НДС важно учитывать всем плательщикам НДС, но порядок применения зависит от даты регистрации. Для компаний, которые встали на учет по НДС уже в 2026 году, реквизит становится обязательным сразу. Для тех, кто зарегистрирован ранее, предусмотрен переходный период, пока учетные системы окончательно не обновятся.

Компании, которые зарегистрировались по НДС после 1 января 2026 года

Если постановка на учет по НДС произошла после 01.01.2026, при выписке ЭСФ дата регистрации по НДС обязательна — без нее корректно оформить документ не получится.

Компании, которые были на учете по НДС до 1 января 2026 года

Для тех, кто зарегистрирован по НДС до 01.01.2026, действует переходный период: если учетные системы еще не обновлены, временно допускается использование серии и номера свидетельства по НДС. Но это временная мера — после обновления все перейдут на новый формат.

Как правильно заполнить дату постановки на учет по НДС в ИС ЭСФ

Практика показывает, что ошибка чаще всего возникает не из-за “сложности правила”, а из-за несоответствия данных в справочнике компании и в карточке налогоплательщика.

Чтобы избежать проблем при выписке ЭСФ, действуйте по простой логике:

1. Проверьте, что дата постановки на учет по НДС известна и подтверждена. Обычно она фиксируется в регистрационных данных налогоплательщика и должна совпадать с официальной информацией.

2. Сверьте реквизиты в учетной системе. Если ЭСФ формируются из 1С или другой учетной программы, убедитесь, что в карточке организации/контрагента предусмотрено новое поле и оно заполнено правильно.

3. Проверьте тестовую выписку ЭСФ. Перед массовой работой в начале периода лучше сделать “контрольный” документ, чтобы убедиться, что выгрузка проходит без ошибок.

Переходный период: что будет с серией и номером свидетельства по НДС

С 2026 года серия и номер свидетельства по НДС постепенно будут исключаться из формы ЭСФ, а обязательным реквизитом становится дата постановки на учет.

Если ваша компания давно на учете по НДС и учетная система пока не обновлена, переходный период позволяет временно продолжать работу по старому шаблону — но затягивать с обновлением не стоит: позже требования станут едиными для всех.

Что настроить в учетной системе и справочниках

Чтобы электронные счета-фактуры выписывались стабильно и без возвратов, важно заранее подготовить учетную систему и внутренние процедуры:

• обновить учетную систему (1С/ERP/модуль интеграции), если она не подтягивает новое поле;

• проверить карточку организации и справочник контрагентов;

• обучить сотрудников: какое поле обязательно и где его контролировать;

• закрепить внутреннее правило сверки реквизитов перед первой выпиской ЭСФ по новому формату.

Такая подготовка снижает вероятность технических отказов при отправке ЭСФ, ускоряет обработку документов у контрагентов и помогает избежать лишних корректировок в начале периода.

Частые ошибки при работе с ЭСФ в 2026 году

После обновления формы ЭСФ в 2026 году большинство проблем возникает не из-за самого требования, а из-за технических нюансов учета и несоответствия данных в справочниках. Ниже — типовые ошибки, которые чаще всего приводят к отказам, возвратам документов и лишней переписке с контрагентами.

Ошибка 1: поле не заполняется автоматически

Если учетная программа не обновлена, “пустое поле” может появляться даже у корректного плательщика НДС. Решение — обновление конфигурации и проверка интеграции с ИС ЭСФ.

Ошибка 2: дата указана неверно

Иногда сотрудники подставляют дату регистрации ТОО/ИП вместо даты постановки на учет по НДС. Это разные события. В ЭСФ требуется именно дата НДС-учета.

Ошибка 3: разные данные в документах и справочниках

Если в бухгалтерии дата одна, а у контрагента в системе другая — начинаются возвраты, исправления и лишняя переписка. Лучше сверить реквизиты заранее.

Как снизить ошибки в ЭСФ через проверку контрагента в Kiberon

С 1 января 2026 года, когда дата постановки на учет по НДС стала обязательным полем в ЭСФ, любая неточность в реквизитах контрагента может привести к возврату документа, уточнениям и потере времени на исправления. Поэтому перед первой выпиской ЭСФ по новому формату логично выстроить короткую проверку контрагента — не только по НДС-статусу, но и по базовым признакам надежности.

Рекомендуем выполнять такую проверку через карточку компании по БИН в сервисе Kiberon: в одном окне видны ключевые разделы, которые помогают быстро сверить данные для ЭСФ и одновременно оценить риски по сделке. В частности, отдельным блоком отображаются сведения о плательщике НДС, а также сопутствующие показатели — задолженности, налоговая статистика, факторы риска, степень риска налогоплательщика и аффилированные организации.

Чтобы минимизировать ошибки и сократить ручную сверку, достаточно придерживаться простой логики проверки:

• Сведения о плательщике НДС — убедиться, что контрагент действительно имеет статус плательщика, и корректно указать дату постановки на учет по НДС для оформления ЭСФ.

• Сведения о задолженности — проверить наличие просрочек и ограничений, которые могут повлиять на расчеты и документооборот.

• Факторы риска и степень риска налогоплательщика — оценить, есть ли признаки повышенного налогового внимания, особенно при новых поставщиках или крупных суммах.

• Налоговые задолженности и налоговая статистика — посмотреть общую картину активности компании без глубокого анализа, как дополнительный индикатор реальности деятельности.

• Аффилированные организации — увидеть связи, если они важны для внутреннего комплаенса или проверки группы компаний.

Такой подход помогает закрыть сразу две задачи: корректно подготовить данные для ЭСФ и не пропустить очевидные красные флаги по контрагенту. В результате меньше возвратов документов, меньше переписки с бухгалтерией второй стороны и более предсказуемый процесс подтверждения сделок.